Luettelonhallinta - Excel

• Saattaa 6, 2024

Excel tarjoaa joitain tehokkaita työkaluja luetteloiden hallintaan. Näillä työkaluilla voit:
• Lajittele
• Suodata
• Löytö
• Vahvista merkinnät
• Luo välisumma
• Luokittele ryhmä- ja ääriviivat
• Tee yhteenveto Pivot-taulukoilla

Lyhyesti sanottuna, nämä työkalut tarjoavat keinot tietojen tehokkaaseen ja tarkoituksenmukaiseen analysointiin. Muista kuitenkin, että Excel ei ole tietokannan hallintatyökalu, joten sen käyttö tulisi rajoittaa tietolistojen hallintaan.

Kuten tietokanta, myös Excel-luettelot on järjestetty riveiksi, jotka edustavat tietotietuetta, ja sarakkeita edustavia sarakkeita, ja jokainen luettelon tietue sisältää samanlaista tietoa. Tietyt standardit, joita tulisi soveltaa Excel-luetteloon, jotta voidaan optimoida tietotyökalujen tehokkuus seuraavasti:

• Aloita jokainen uusi luettelo erillisellä taulukolla.
• Vältä laittamasta luetteloon kuulumattomia tietoja luettelotaulukkoon. Sijoita tarvittaessa luettelon eheyteen luettelon ylä- tai alapuolelle vähintään yksi tyhjä rivi luettelon ja muiden tietojen väliin.
• Aloita luettelo lisäämällä sarakkeiden tarroja. Valitse muotoiltu tyyli, joka eroaa tietomuodosta, jotta Excel voi tulkita luettelon rajat.
• Älä erota tietoja sarakkeiden tarroista lisäämällä tyhjä rivi tai käyttämällä riviä, joka sisältää katkoviivan, tähdellä tai muun tyyppisillä muilla kuin datasymboleilla. Käytä solun reunuksen muotoilutoimintoa erottaaksesi sarakkeen visuaalisesti. etiketit ja tiedot.
• Jokaisessa sarakkeessa tulisi olla samantyyppiset tiedot jokaisesta luettelon tietueesta.
• Älä sekoita tietotyyppejä sarakkeeseen. Esimerkiksi, kaikki rahatiedot tulee syöttää numeroina ja muotoilla halutulla tavalla, joissakin merkinnöissä ei saa käyttää tekstiä, kuten "Kaksi dollaria"
• Älä lisää tyhjiä rivejä tai sarakkeita luetteloosi. Excel tulkitsee luettelon rajat käyttämällä tyhjiä rivejä ja sarakkeita määrittelevinä rajoituksina.
• Kohdista tiedot sarakkeisiin käyttämällä Excel-kohdistustyökaluja, kuten keskitys, vasen ja oikea kohdistus ja sisennystyökalut. Tietosolun ylä- ja jäljellä olevat tilat vaikuttavat lajittelu- ja suodatusominaisuuksiin.
• Luo luokkavälit tietoihin käyttämällä väli-, ryhmä- ja ääriviivakomentoja. Älä lisää manuaalisesti rivivälitteisiä rivejä tai käytä tyhjiä rivejä luokkavälien luomiseen.

Kun luettelosi on luotu, voit helposti lisätä tietoja luettelon alaosaan. Excel laajentaa kaavat ja muotoilun uusiin tietoihin, kunhan kolme edellistä riviä sisältävät samanlaisia ​​kaavoja ja muotoiluja. On parasta lisätä tiedot luettelon loppuun ja turvautua tai suodattaa tarvittaessa. Sinun on poistettava kaikki välisummat, ryhmittelyt tai suodatus ennen luettelon käyttämistä uusien tietueiden lisäämisen jälkeen. Kun uudet tiedot on sisällytetty ja lajiteltu asianmukaisesti, voit sitten käyttää uudelleen tarvittavat välisummat, ryhmittelyt tai suodatukset.

Listahallinta on yksi tehokkaimmista työkaluista, joita Excel tarjoaa käyttäjille. Ajan arvoinen on oppia järjestämään tiedot tehokkaimmin hyödyntääkseen tarjottuja työkaluja.

Video-Ohjeita: Top 10 Excel Free Add-ins (Saattaa 2024).