Outlook-sääntöjen käyttäminen sähköpostin järjestämiseen

• Saattaa 19, 2024

Kirjoitin aiemmin Outlook-sähköpostisi järjestämisestä kansioiden avulla (artikkelin alla olevasta linkistä) ja vaikka tämä on hieno tapa järjestää postisi, se vaatii silti viestien siirtämistä manuaalisesti oikeaan kansioon. Entä jos on olemassa helpompi tapa?

Hyviä uutisia! Siellä on helpompi tapa!

Jos käytät Outlookia, sinulla on mahdollisuus luoda sääntöjä, jotka ovat joukko toimintoja, ehtoja tai poikkeuksia, jotka laukaisevat toimenpide tai tapahtuma sähköpostin järjestämisen helpottamiseksi. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka siirtää kaikki sähköpostit pomostasi kansioon nimeltä Ignore - tosin se ei välttämättä ole paras uramuutos!

Sääntöjä voidaan käyttää siirtämään sähköpostia automaattisesti kansioon, poistamaan sähköposti tietystä lähetyksestä, vastaamaan sähköpostiin - mahdollisuudet ovat rajattomat riippuen siitä, mitä haluat suorittaa. Säännön luomisen perusajatus on seuraava:

• Määritä liipaisin (vastaanotetut sähköpostiviestit, lähetetyt sähköpostiviestit jne.)
• Määritä toiminta (poista sähköposti, siirrä sähköpostiviesti, vastaa sähköpostiin jne.)
• Määritä mahdolliset poikkeukset - viestit, joille sääntöä ei sovelleta

Säännön asettaminen MS Outlookiin:

1. valita Työkalut
2. Klikkaus Säännöistä ja hälytyksistä
3. Klikkaa Uusi sääntö

Tässä vaiheessa sinua kehotetaan joko luomaan sääntö mallista tai aloittamaan tyhjällä säännöllä. Jos luot perussääntöä (kuten siirrät kansioon), valitse malli ja napsauta Seuraava. Jos haluat luoda säännön tyhjästä, valitse Aloita tyhjästä säännöstä ja seuraa ohjattua toimintoa, joka vie sinut vaihe vaiheelta läpi uuden säännön luomisprosessin.

Kun sääntö on asennettu, on hyvä testata sääntö varmistaaksesi, että se toimii oikein - (kaikki säännöt eivät ole helposti testattavissa, kuten automaattisen vastauksen sääntö). Jos säännät tiedoston siirtämistä kansioon, voit testata sääntöä valitsemalla viestin, jolla on sääntölle sopivat kriteerit, ja valitsemalla Suorita tämä sääntö nyt.

Kuten näette säännöt, voi olla erittäin hyödyllistä yrittää kesyttää viestisi hulluutta. Tutustu postilaatikkoosi ja vie jonkin aikaa määritelläksesi, mitä sääntöjä voit käyttää sähköpostisi hallintaan ja arkistointiin nopeammin, helpommin ja automaattisesti!

Video-Ohjeita: Viiden lauseen sähköposti | 925 ABC (Saattaa 2024).