Monitehtävien tekeminen

• Huhtikuu 28, 2024

Monitehtävä on teoriassa loistava: tekemällä useita asioita kerralla, parannat tehokkuutta, käytät paremmin aikaa ja käytät enemmän. Käytännössä asiat ovat tietenkin harvoin melko niin ruusuisia, ja monitehtävät voivat merkitä kasa puolivälissä suoritettuja tehtäviä, epätarkkaa tietoa siitä, kuinka kauan asiat tosiasiallisesti vievät, ja turhauttavaa tunnetta, että et koskaan oikein tee paljon.

Tällä viikolla tarkastellaan sitä, mitä monitehtävät tarkoittavat, mitkä sen haitat voivat olla ja miten saada se toimimaan sinulle, jos se on väistämätöntä.

Monitehtävä määritelty
Jos olet koskaan puhunut puhelimella tarkistaessasi sähköpostia, keittämällä päivällistä tai tutkimalla jotain verkossa, olet monitoimilaite. Perusteellisimpaan monitehtävään kuuluu kahden toisiinsa liittymättömän asian tekeminen samanaikaisesti; termiä käytetään myös tarkoittamaan siirtymistä useiden tehtävien välillä, jotka eivät välttämättä tapahdu samanaikaisesti. Kulttuurissa, jolla on valtava arvo ajatukselle saada aikaan enemmän lyhyemmässä ajassa, monitehtävät ovat osoittautuneet välttämättömiksi taitoiksi.

Haittoja
Ajatus kyvystä suorittaa useita tehtäviä lyhyessä ajassa - tai siirtyä vaivattomasti niiden joukossa - on viettelevä. Siksi on pettymys huomata, että monitehtävät toimivat harvoin niin kuin toivomme. Yritetään hoitaa kaksi toisiinsa liittymätöntä tehtävää samanaikaisesti tai vaihtaa nopeasti niiden välillä tarkoittaa, että emme kiinnitä kumpaakaan tehtäväämme täyteen huomioomme. Tämä voi olla ärsyttävää ainakin (yritä koskaan käydä puhelinkeskustelua sellaisen henkilön kanssa, joka kirjoittaa selvästi kirjoittaessasi?) Ja pahimmillaan tuottaa haitallisia - jos ei suoranaisesti tuhoavaa - ajattele uunissa palaavan valvomattoman vuoka asiakirjan, joka on täynnä virheitä, koska se ei koskaan saanut huomiota tai tarvittavaa oikolukua, tai keskipäivän romahdus sen jälkeen, kun olet yrittänyt tehdä liian monia asioita.

Monissa tapauksissa monitehtävä on vähemmän tehokas ja vähemmän tehokas kuin käytäntö suorittaa yksi tehtävä ennen siirtymistä seuraavaan. Kun seuraavan kerran yrität žongloida kahta tai useampaa tehtävää samanaikaisesti, kysy itseltäsi, säästätkö aikaa, stressiä ja turhautumista pitämällä ne erillään.

Väistämättömän monitehtävän hoitaminen
Tietenkin todellisessa maailmassa on epätodennäköistä, että pystyt välttämään kokonaan tehtäviä. Aina on aikoja, jolloin kaksi (tai kolme tai enemmän) asiaa vaativat huomionne kerralla, eikä tehtävien lykkääminen voi olla mahdollista. Kun et voi välttää monitehtäviä, käytä näitä kolmea vinkkiä tekemään siitä niin tehokas kuin se voi olla.

• Aseta aikaraja. Kun joudut vaihtamaan vaihteet tehtävästä toiseen - tai tekemään kaksi tehtävää kerralla - anna itsellesi määräaika palata alkuperäiseen tehtävään. Jos esimerkiksi saat tärkeän puhelun, kun kirjoitat keskellä ehdotusta asiakkaalle, kerro soittajalle, että pystyt puhumaan vain kymmenen minuuttia; Kymmenen minuutin kuluttua lopeta puhelu kohteliaasti mutta tiukasti ja suunnittele tarvittaessa myöhemmin.
  
  
• Pidä välilehtiä tekemästäsi. Ennen kuin siirrät huomiosi pois tehtävästä, jonka parissa työskentelit ennen kuin sinut keskeytettiin, muista hetki muistaa, missä olit, mikä seuraava vaiheesi oli olla ja mistä sinun poimia, kun palaat tehtävään. Jos esimerkiksi lapsi vetää sinut pois illallisen valmistuksesta, pyydä kiinnittämään huomiota, vie hetki muistuttaaksesi itseäsi siitä, että olet juuri siirtymässä vaiheeseen 3 resepistäsi; kun palaat ruoanlaittoon, tiedät mitä seuraavaksi.
  
  
• Käytä stop-loss-toimenpiteitä. Ainakin varmista, että monitehtävä ei poista jo saavutettua edistystä. Stop-loss-toimenpiteet - kiukaan sammuttaminen ennen puheluun vastaamista tai sanomalla tai kirjoitetun asiakirjan tallentaminen ennen keskustelua toimistollesi tulevan työtoverin kanssa - voivat auttaa varmistamaan, ettet tuuleta kauemmas kuin missä olit.
  

Aina kun mahdollista, ajattele kahdesti monitehtävistä ja harkitse keskittymistä tehtävien suorittamiseen peräkkäin ja erikseen; saatat hyvinkin tehdä enemmän ja kokea vähemmän stressiä prosessissa. Jos et kuitenkaan voi välttää monitehtäviä, rajojen asettaminen (ja pitäminen kiinni), välilehteiden pitäminen ja stop-loss-toimenpiteiden asettaminen voivat auttaa sinua tekemään sen, mitä sinun täytyy tehdä tehokkaasti.