Raporttien, käsikirjojen, käsikirjoitusten ja tieteellisten lehtien kirjoittaminen

• Saattaa 2, 2024

Pitkien asiakirjojen kanssa työskenteleminen voi olla tarpeeksi järjestäytymistä, mutta MS Word tarjoaa useita ominaisuuksia, joita voit käyttää prosessin hallintaan. Monia näistä ominaisuuksista voidaan käyttää yhdessä erilaisissa menetelmissä projektien hallittavuuden parantamiseksi.

Kirjanmerkit (Hyperlinkit)
Asiakirjan kirjanmerkit (hyperlinkit) ovat hyödyllisiä, kun asiakirja sisältää lisätietoja aiheesta. Esimerkiksi: kameran tuoteoppaassa. Käsikirjan alussa keskustellaan siitä, missä Exposure Compensation -painike kamerassa on. Voit sijoittaa kirjanmerkin ohjekirjan siihen osaan, jossa keskustelet valotuskorjauksen asettamisesta. Tämän tekniikan avulla lukija voi siirtyä nopeasti asiakirjan kohtaan, josta hän voi saada lisätietoja ominaisuudesta.

Ristiviittaukset
Samoin kuin kirjanmerkki, ristiviittaukset sallivat lukijan siirtyä toiseen kohtaan asiakirjassa, josta he voivat löytää lisätietoja aiheesta. Ristiviittauksia voidaan tehdä numeroihin, kirjanmerkkeihin, kuvateksteihin, otsikoihin, numeroituihin kappaleisiin, sivunumeroihin jne. Tämän ominaisuuden kauneus Wordissa ei salli viitata sivua tai otsikkoa, jota ei ole asiakirjassa.

hahmotus
Asiakirjan ääriviivojen kanssa työskenteleminen vaatii johdonmukaisten otsikoiden käyttöä koko asiakirjassa. Tämä toimii hyvin, jos sinulla on suuria luokkia, joissa on useita alaotsakkeita. Saatat olla esimerkiksi luvun otsikko, jossa on useita osioita luvun sisällä. Jokaisessa osiossa voi olla useita aiheita, jotka luovat otsikkohierarkian. Tämä menetelmä toimii parhaiten, kun määrität tyylit jokaiselle otsikkotasolle. Äärivärinäkymä antaa sinun tiivistää asiakirjan alaspäin otsikkotasoille saadaksesi välittömän kuvan siitä, kuinka jokainen osa virtaa. Äärivärinäkymässä voit arvioida, onko asiakirja loogisesti kirjoitettu. Äärivärinäkymän ominaisuuksien avulla voit myös manipuloida asettelua alentamalla ja edistämällä otsikkotasoja sekä järjestämällä asiakirjan uudelleen.

Pää- ja alaasiakirjat
Käsikirjoitukset vaativat tehokkaamman työkalun, jonka Word tarjoaa sen Master- ja SubDocuments-ominaisuuksilla. Käytä tätä ominaisuutta suurten projektien, kuten kirjan käsikirjoituksen, järjestämiseen. Tämän työkalun avulla voit jakaa suuren projektin pienempiin, hallittavissa oleviin alidokumentteihin. Pääasiakirja linkittää niihin liittyviin aliasiakirjoihin siten, että kun aladokumenttiin tehdään muutoksia, myös pääasiakirja päivitetään ja päinvastoin. Jokainen alidokumentti on hyperlinkitetty pääasiakirjaan, jonka avulla voit käynnistää alidokumentin pääasiakirjasta. Yhdistämisen takia voit luoda sisällysluettelon, indeksoinnin, ristiviittaukset, otsikot ja alatunnisteet, jotta niitä voidaan soveltaa kaikkiin aladokumentteihin suoraan pääasiakirjassa.

Luvut, kuvaajat ja taulukot
Tieteellisissä teoksissa käytetään usein kuvioita, kaavioita ja taulukoita havainnollistaakseen tekstiin tehtyjä kohtia. Lukutaulukko, kuvaaja, taulukko jne. Voi olla erittäin hyödyllinen lukijoillesi. Tämä ominaisuus luo automaattisesti taulukon samalla tavalla kuin sisällysluettelo. Tämän ominaisuuden käytön avain on kuvatekstien lisääminen jokaisessa kuvassa, kaaviossa ja taulukossa, jotka haluat sisällyttää vertailutaulukkoon. Taulukon luomiseen on useita muotovaihtoehtoja, mukaan lukien mahdollisuus näyttää sivunumeroita, sivunumeroiden kohdistaminen, tarrojen ja numeroiden näyttäminen sekä välilehtijohtajat.

Sisällysluettelo (TOC)
Sisällysluettelo on hyödyllisin viiteoppaissa. Lukijat arvostavat sitä, että sinulla on TOC, jonka avulla he löytävät heille tärkeimmän tiedon asiakirjasta. Sisällysluettelon luominen Wordiin on helppoa, jos olet käyttänyt johdonmukaisesti tyylejä asiakirjan otsikoihin ja muihin osiin, jotka haluat sisällyttää sisällysluetteloon. Kun asiakirja sisältää useita otsikkotasoja, TOC tulisi rajoittaa kolmeen ensimmäiseen otsikkotasoon, muuten siitä voi tulla liian monimutkainen olla hyödyllinen. Yleensä määrität TOC-asiakirjan erilliseen osaan dokumentin alussa. Erillisen osion luominen antaa sinun aloittaa asiakirjan sisällön numerointi sivulla 1 ilman, että TOC-sivut vaikeuttavat sivujen numerointia. Voit yhdistää TOC-kirjanmerkkeihin tai hyperlinkkeihin, jotta lukijat voivat siirtyä suuntaan haluttuun aiheeseen.

indeksointi
Viiteasiakirjan indeksointi on erittäin hyödyllistä. Sen sisällyttäminen asiakirjaan auttaa lukijoita löytämään käsitteet ja tietyt aiheet helposti. Se on yleensä asiakirjan takana olevassa osiossa ja tarjoaa sivuviittauksia asiakirjassa oleviin keskeisiin ideoihin. Tätä ominaisuutta on helppo käyttää, mutta kirjoittajan vaikea tehtävä on määritellä, mitkä ovat sopivat sanat, aiheet tai käsitteet indeksoitavaksi. Hyvä hakemisto on hyvin harkittu. Jotta tätä ominaisuutta voidaan käyttää tehokkaasti, jokainen hakemistoon sisältyvä sana tai otsikko on merkittävä asiakirjaan. Asiakirjan pituudesta riippuen tämä voi olla työläs tehtävä, mutta sen arvoinen lukijoillesi.

Alaviitteet ja loppuviitteet
Toinen työvoimavaltainen tehtävä pitkässä tieteellisessä tai viiteasiakirjassa on alaviitteiden ja loppuviitteiden hallinta. Wordin alaviitteet ja loppuviitteet tekevät näiden kriittisten viitteiden numeroinnin ja muotoilun helpoksi, mutta jokaiselle viitteelle on luetteloitava tekijät, teos, julkaisija ja julkaisupäivät oikein. Jokainen asiakirjan alaviite ja pääte on merkittävä asianmukaisesti. Word kuitenkin vie alaviitteen tai päätemerkin asianmukaiseen järjestykseen ja sijaintiin asiakirjassa.

Video-Ohjeita: The Real Men in Black - Black Helicopters - Satanism - Jeff Rense and Jim Keith - Multi - Language (Saattaa 2024).