Onko aika tyhjentää sähköpostiosoitteesi?

• Huhtikuu 28, 2024

Työskenteletkö kotona tai työskentelet yhdeksästä viiteen kodin ulkopuolella, voit arkistoida joitain viestejä tietokoneesi postilaatikossa. Jos käytät arkistointia postilaatikossa, pidä silmällä, kuinka paljon vapaata tallennustilaa sinulla on jäljellä.

Suuret liitteet sisältävä sähköposti voi viettää paljon tilaa. Vaikka monet käytettävissä olevat sähköpostitilit lisäävät käyttäjien tallennuskapasiteettia, on hyvä idea pitää yllä säästäämääsi. Joskus “kiireellinen tai söpö” eteenpäin tallennetaan, koska aiot lähettää sen ystävällesi tai lukea sen kun sinulla on aikaa. Kuukausia myöhemmin löydät sen ja huomaat, että se ei ole kovin söpö, eikä ollut kiireellistä. Jos et pidä välitetyistä viesteistä, pyydä ystäviäsi lähettämään niitä tai poista ne vain.

Sen sijaan, että jättäisit viestin postilaatikkoosi, haluat ehkä luoda kansion sen sijaan. Harkitse online-arkistotiedostojen kansioiden luomista tärkeitä sähköposteja varten.

Kun tyhjennät henkilökohtaista sähköpostia, kysy itseltäsi, milloin viimeksi tarvitsin tai käytin tätä? Arkistoi se, jos se on mielestäsi tärkeä, mutta et ole käyttänyt sitä 6 kuukaudessa. Kaikilla tai useimmilla sähköpostijärjestelmillä on kyky tallentaa suuria tiedostoja. Jos sähköposti on peräisin pomostasi, tee kansio hänen nimellään ja säilytä kohde siellä. Jos se on kokousta vahvistava yleinen muistio ja kokous on tapahtunut, muistiinpanoa ei ehkä tarvita enää, koska kalenterissasi on kokouksen aihe, päivämäärä, aika ja osallistujien nimet. Monilla yrityksillä on säännöt siitä, kuinka kauan asiakirjat tulisi tallentaa. Samat säännöt voivat koskea sähköpostia. Joten lue säännöt ja asetukset ennen kuin painat poistopainiketta.

Jotkut ihmiset haluavat pelastaa kaiken, ja toiset eivät vain halua käsitellä heittää pois mitä he eivät halua. Loppujen lopuksi molemmat käytännöt voivat aiheuttaa samoja ongelmia, joita packratina oleminen tiili- ja laastimaailmassa aiheuttaa - avaruus- ja sekavuusongelmat. Jos huomaat, että et muista, miksi säästät tuotetta, se ei ehkä ole tärkeä. Tee sekalainen arkistotiedosto tällaisille kohteille, ole varovainen, ettet heitä mitään kaapin pimeään reikään.

Helppo tapa luokitella sähköpostit arkistointia varten on hakutoiminnon avulla koota sähköpostiluettelot aiheen tai oikean nimen mukaan. Jos Anthony Parks lähetti sähköpostin koskien Hamilton-hanketta, tee haku Anthony Parks- tai Hamilton-projektille. Kun sinulla on sähköpostit, luo kansio projektin nimen tai henkilön nimen alle.

Tallennatko tiettyjä saapuvia kirjeitä tai lomakkeita, koska pidät asiakirjan muotoa tai kielen kulkua? On hyvä idea valmistella luonnos niin pian kuin mahdollista ja sijoittaa se Luonnokset-kansioon heti.

Pieni sähköpostien ylläpito voi pitää sähköpostitietosi asianmukaisina ja turhaa.

Video-Ohjeita: Juhani Laukkonen 1.11. 2019: "Suuren ahdistuksen aika" (Huhtikuu 2024).