Jotkut Plussaa ja miinusta Pakattuihin arkistointijärjestelmiin

• Saattaa 5, 2024

Paperinhallinta ja arkistointi ovat melkein kaikkien kiusattuimpien organisointitehtävien luettelon kärjessä, usein siksi, että niihin liittyy näennäisesti loputtomia päätöksiä: mitä minun on säilytettävä? Kuinka kauan minun pitää sitä yllä? Minne sen pitäisi mennä? Mitä minun pitäisi kutsua kansioon, johon se tallennetaan?

Pakatut tiedostojärjestelmäpaketit voivat joskus olla hyödyllinen tapa poistaa pistoke paperinhallinnasta, koska ne kertovat sinulle oikein missä arkistoida asiat, kuinka kauan ne säilytetään ja mitä kansioihin merkitään. On kuitenkin myös joitain haittapuolia. Tässä on katsaus joihinkin kokeillun järjestelmän eduista ja haitoista
Kotitiedoston rahoitussuunnittelun järjestäjäpaketti.

Mitä pakkaus sisältää
Homefilen rahoitussuunnittelupaketti sisältää kaksikymmentäkaksi tiedostojakajakorttia, pikahakuhakemiston ja käsikirjan, jossa on ohjeet järjestelmän käytöstä, sekä tilaa tallentaa esimerkiksi tilitiedot, vakuutustiedot ja henkilökohtaiset tiedot.

Kuinka se toimii
Jokaisessa rahoitussuunnittelupaketin tiedostojakajakortissa on välilehti, jossa luetellaan tietty luokka - Vakuutukset: esimerkiksi terveys ja vammaisuus; itse kortti ilmoittaa, millaisia ​​papereita pitäisi viedä tiedostoon, minkä papereiden tulisi mennä toiseen tiedostoon ja kuinka kauan säilyttää siellä olevat paperit.

Aseta jokainen tiedostojakajakortti roikkuuvaan tiedostokansioon ja täytä sitten kansio kortilla määritetyillä papereilla. (Jotkut luokat, kuten pankkitilit, ovat riittävän leveitä, että pakkaus suosittelee manila-tiedostokansioiden käyttämistä ripustettavissa kansioissa, jotta eri tilien paperit pidetään erillään.) Pikahakemistokortit ja käsikirja sijaitsevat ripustetussa tiedostokansiossa kaiken edessä. muuta; Aina kun joudut arkistoimaan tai hakemaan paperin, hakemisto kertoo sinulle, mistä etsiä.

Mitä pidin järjestelmästä
Äskettäin päätin kokeilla Homefile-paketin. Seuraan käsikirjan ohjeita, perustin uuden arkistointijärjestelmän ja arkistoin paperit uudelleen sarjan luokkien ja ohjeiden mukaisesti. Koska minun ei tarvinnut päättää, mihin arkistoida asioita, eikä tarvinnut tehdä etikettejä ripustettaville kansioille (korttien välilehdet ovat sitä varten), prosessi sujui melko nopeasti.

Siirrettäessäni papereitasi ympäri huomasin, että eräät aiemmin erikseen varastoidut luokat - kuten luottokortti- ja luottotiedot - yhdistettiin järkevämmin, kuten pakkaus suositti. Ajattelin myös, että hakemisto on melko kätevä: sen sijaan, että tarvitsisin muistaa, mihin lain tietyn paperin, voisin vain etsiä sen hakemistosta. Tämä saattaa säästää aikaa.

Työkirjassa huomautetaan, että tämä järjestelmä voisi olla erityisen hyödyllinen ihmisille, joilla on tiedostoja useassa paikassa (esimerkiksi ensisijainen asuinpaikka ja loma-asunto), ja ihmisille, jotka vastaavat useista tiedostojoukoista (kuten oma ja vanhusten vanhempi). Olen samaa mieltä. Tämä pakkaus voisi poistaa tarpeen pyörän keksimiseksi uudelleen arkistoinnin suhteen.

Haittoja
Mitä syvemmälle olen luonut arkistojärjestelmäni, sitä enemmän sain tietoiseksi asioista pakkauksessa, jotka eivät istu hyvin kanssani:

• Ensinnäkin kategorioiden välillä oli joitain hämmentäviä eroja ja ristinvaihtoja - tutkintotodistukset on tarkoitettu tallennettaviksi esimerkiksi Henkilökohtaiseen-kansioon, kun taas tekstit siirretään Koulut ja lastenhoito -kansioon (mutta en ole tällä hetkellä koulussa eikä on lapsia).
  
• Seuraamalla sarjan ohjeita minun piti tehdä useita muutoksia, jotka eivät tuntuneet minulta loogisilta; esimerkiksi kuitit suurista ostoista, jotka yleensä tallennan vuokralaisen vakuutustietoihin (koska palauttaisin ne vain, jos tekisin vaateen) on tarkoitus toimittaa takuut ja käyttöoppaat.
  
• Löysin myös joitain luokkia puuttuvista. Esimerkiksi siitä, mistä arkistoida esimerkiksi toistuvia laskuja (apuohjelmat, puhelin ja niin edelleen), ei ollut mitään merkintää - ja vaikka työkirjassa on tilaa indeksin mukauttamiselle, kun törmäät papereihin, joita ei ole luettelossa tietyssä luokka, tämä voi potentiaalisesti menettää sen järjestelmän tarkoituksen, jossa päätökset tehdään etukäteen sinulle.
  
• Lopuksi havaitsin osan järjestelmän logistiikasta puutteellista. Pakkaus suosittelee tuloveroilmoitusten ja tukitietojen arkistointia kansioon, mutta mikä tahansa paitsi tavallisin 1040 todennäköisesti täyttää yhden roikkuvan kansion täynnä. Myös itse tiedostokortit ovat hieman liian korkeita: Kun asetin ne ripustettavaan kansioon, jossa oli jopa yksi osittain täysi manila-tiedosto, en voinut sulkea käyttämäni tiedostolaatikon yläosaa.
  

Lopullinen rivi
Jos sinulla on jo jonkinlainen arkistointijärjestelmä, voi olla vaikeaa - kuten minäkin - ohittaa luonnolliset taipumuksesi, kun on päätettävä, missä arkistoida asiat. Sarjan toisinaan hämmentävä ylitys luokkien välillä voi olla turhauttavaa. Saatat myös olla tylsistynyt, jos sinulla on papereita, jotka eivät kuulu helposti perinteisiin arkistointiluokkiin.

Kääntöpuolella paketti tekee hyvää työtä ennakoimalla suurimman osan arkistointiluokista ja määrittelemällä selvästi, mikä kullekin luokalle kuuluu, mikä ei ja milloin on turvallista tyhjentää kunkin kansion sisältö. Se on myös helppo asentaa, eikä se vaadi laitteita, jotka ylittävät tavalliset arkistointitarvikkeet. Jos olet paperin hukkua ja olet halvaantunut ajatuksesta joutua päättämään, minne asiat menevät, tai jos haluat vain yksinkertaisen, suoraviivaisen arkistointijärjestelmän, Financial Planning Organizer Kit voi olla vain lippu.

Video-Ohjeita: Tutustutaan Mercedes-Benz Axoriin - vuosimallin 2013 kaappiauto (Saattaa 2024).