Suunnittele aikataulu ja pysy siitä!

• Saattaa 19, 2024

Kun työskentelin hyvin pienessä yrityksessä ja kuten minkä tahansa pienen yrityksen kanssa, minun piti käyttää monia hattuja. Koska olin kaikkien kauppojen Jane (tein vähän markkinointia, vastaanottoa, kirjoittamista, toimistoa jne.), Minua vedettiin aina moniin eri suuntiin. Se ei ollut ensimmäinen kerta, kun jouduin tällaiseen jäsentämättömään mutta vaativaan työtilanteeseen, mutta se oli ensimmäinen kerta, kun käsittelin tilannetta armosta. Olin siellä vain yhden päivän - tosiasiallisesti puolen päivän - ennen kuin he luottivat minua työskentelemään tärkeimpien asiakirjojen parissa, ja kesti noin kuukauden, ennen kuin minulla oli kaikki työni osat hallinnassa.

Minun salaisuuteni? Suunnittelin aikataulun riippumatta siitä, mitä kiinni siihen. Näin tein sen. Voit käyttää näitä tekniikoita myös rakentaaksesi aikataulun itsellesi kotona.

Tee huomautuksia.

Ensimmäinen asia, jonka tein aloittaessani työn, oli tarkkailla sitä, mitä ympärilläni tapahtui. Mistä työni tuli? Kuinka usein sain tämän työn? Mitkä olivat määräajat?

Se mitä etsin ja yritin metsästää, olivat rutiinitehtävät - suosikkilaji tehtäväni maailmassa, koska kun olet tehnyt jotain, kymmenen, kaksikymmentä, sata kertaa voit hallita sen.

Kirjoita kaikki muistiin. Älä jätä mitään.

Kun tein huomautuksiani, kirjoitin asiat muistiin. Tiesin, että sain töitä pomolta ja noin puoli tusinaa muuta johtajaa melko satunnaisesti. En koskaan tiennyt mitä on tulossa tai kuinka paljon. Minulla oli myös jatkuvaa markkinointityötä, jonka huomasin ylityöt jouduttavan hallitsemaan itseäni, kun huomasin, ettei kukaan seurannut minun kehitystä tällä alalla. Sitten oli kaksi suurta raporttia, jotka molemmat erääntyivät kuukausittain. Bingo! Tätä etsin-- rutiinityötä. Rutiinityö on hieno rakentaa aikataulu ympärille.

Tee luettelo.

Huomautukseni jälkeen aloin piirtää sitä, mitä kutsun ”hallintapaneeliksi” tai ”pääluetteloksi”. Tässä luettelossa hajotin kaikki vastuualueeni. Noudatin arkistoinnin filosofiaa: Käytä arkistoidessaan laajoja luokkia, koska asiakirjaa on helpompaa etsiä yhdestä suuresta tiedostosta kuin lajitella 10 pientä tiedostoa.

Työtä tuli monilta ihmisiltä, ​​sitten minulla oli oma työni ja kaksi raporttia. Koska tehtävät olivat niin hajaantuneita, konsolidoin. Pomolla oli oma luokka luettelon kärjessä. Yhdistin johtajat kokonaan yhteen luokkaan. Henkilökohtaiset projektini olivat toinen ja raportit olivat yhdessä luokassa luetteloni lopussa, koska ne olivat perusta. Nämä olivat tärkeimmät vastuualueeni. Kun minulla oli 20 jäljellä olevaa tekemistä ja puhelimet soivat ja sähköpostini hyppäsi, tuntui hyvältä tietää lopulta, että olen vastuussa vain neljästä suuresta alueesta, vaikka aluksi se tuntui 100: lta!

Tee aikataulu.

Kun olin ollut yrityksen kanssa koko kuukauden, pystyin laatimaan yleisen tehtäväkuvan neljään päätehtäväni perusteella. Käytin näitä tietoja aikataulun laatimiseen. Jokainen päivä päiväni (kun en ollut kokouksessa) oli nimetty yhdelle vastuualueelleni. Ajoin esimerkiksi tietyn ajan työskennellä raporttien kanssa joka päivä noin tunnin ajan. Kun työskentelin raporttien kanssa, en työskennellyt markkinoinnissa tai muussa. Ainoa asia, joka vei minut pois suunnitellusta, oli pomo-pyyntö tai vakava hätätilanne. Ja jos tapahtui keskeytyminen, käsittelen sen ja palaan sitten takaisin työskentelemään raporttien pariin.

Työskentelemällä tällä tavalla - osoittamalla erityisiä tehtäviä tietyille aikatauluille - pystyin saamaan kaiken työni tehtyä. Lisäksi tein muuntaa tehtäväkuvauksen / vastuualueluettelon tilaraportiksi, jonka lähetän sähköpostitse sidosryhmille päivittäin, jotta he tietäisivät missä olin kaikissa projekteissani.

Jatka samaan malliin!

Käytän edelleen tätä työtyyliä, kun kirjoitan kotona. Jakaan työpäiväni julkaisujen tai verkkosivustojen mukaan. Ajoin palasia aikoja omistaa tietyille hankkeille, ja ellei vakava hätätapaus synny, en poistu aikataulusta.

Esimerkiksi jonain päivänä työskentelin kahviflogi-artikkelin suhteen (aikataulun mukaisesti), kun huomasin sähköpostiviestin, jota olin odottanut postilaatikossani. Minulla oli houkutus avata sähköposti, mutta se oli artikkelista, jonka kirjoitin eri verkkosivusto, ei coffebreakblog. Olin jo tehnyt aikataulun mukaiset työt kyseiselle verkkosivustolle aikaisemmin päivällä, ja minun ei ollut tarkoitus työskennellä sivustolla vasta seuraavana päivänä. Vaikka halusin todella avata sähköpostin, pidin ja jatkoin tekemäni työtä.

Minä avasin odotetun sähköpostin vasta 12 tuntia myöhemmin, kun olin suunniteltu siihen.

Joskus sinun on määrä työskennellä projektin parissa, mutta et voi odottaa jotain ja et voi siirtyä eteenpäin, ennen kuin saat sen. Tässä tapauksessa teen jotain, joka liittyy projektiin. Jos en pysty työskentelemään projektin lihan parissa, voin aina tehdä joitain siivouspalveluita. Voin alkaa koota laskun, voin ideoida muita ideoita tulevaisuuden toimittajille, voin suoristaa tietokoneitani ja niin edelleen.

Monet ammattilaiset, joilla on useita vastuita, ovat usein epävarmoja siitä, mitä heidän tulisi tehdä tietyn ajankohtana.Aikataulu auttaa sinua tekemään noita vaikeita päätöksiä. Ellei hätätilannetta ole, teet vain sen, mikä on seuraavaksi aikataulusi mukaan.

Video-Ohjeita: SKY(ICE)BLOCK! | Osa 1 / 2 | Joulukalenteri #4 (Saattaa 2024).