Helppo tapa organisoida tärkeät paperisi

• Huhtikuu 28, 2024

Muutama viikko sitten minulle tapahtui, että jos joudun koskaan jättämään taloni hätätilanteessa, en pysty nopeasti ja helposti tarttumaan tärkeimpiin papereihini, kuten vakuutusasiakirjat, yleiset tilitiedot ja muut asioita, joita tarvitsin, jos tapahtuu todellinen katastrofi. Ymmärsin myös, että muiden ei olisi helppoa löytää näitä tietoja, jos minulla ei olisi minkäänlaista kykyä toimia.

Ei ole niin, että paperiani ei olisi yleensä järjestetty, vaan että tärkeät paperit olivat osa laajempaa eikä täysin kannettavaa järjestelmää. (En usko, että heitän arkistosäiliöni pois, jos pakeneisin talosta.) Joten löysin mielelläni tuotteen, joka lupasi tehdä suhteellisen kivuttoman tärkeiden papereideni järjestämisen: Securita Vital Records PortaVault. Asetin sen testiin, ja tässä minä ajattelin sitä.

Mikä se on
PortaVault on järjestelmä, joka koostuu vetoketjullisesta kangaskotelosta, kolmirenkaisesta sidontalaitteesta, osiovälittäjistä, joissa on tietoja mitä kustakin luokasta säilytetään, muoviset asiakirjansuojaholkit, painetut etiketit, joiden avulla voit tunnistaa holkkisi, pieni kangas pussi ja valmiiksi painetut lomakkeet, joissa on tilaa informaatiolle, kuten hätäyhteystiedot, terveyshistoria ja katastrofisuunnittelu. Sideaineessa on myös olkahihna ja muovi "sadetakki".

Kuinka se toimii
PortaVault on tarkoitettu pitämään tavaroita, kuten testamentteja, syntymätodistuksia, tilitietoja, vakuutuksia ja lääkemääräyksiä koskevia tietoja - lyhyesti sanottuna kaikkea mitä tarvitset hätätilanteessa tai mitä muut saattavat tarvita, jos sinusta tulee kyvyttömyys. Jakajat - Suunnittelu ja yhteystiedot, henkilöllisyys- ja perherekisterit, terveys- ja lääketiede, talous ja omaisuus, vakuutukset ja kiinteistöjen suunnittelu ja verot - tarjoavat ohjeita asiakirjoihin, jotka tulisi kuljettaa kussakin osiossa, kuinka usein päivittää tietueitasi, ja kuinka varmistaa, että olet varautunut hätätilanteisiin.

Kun tallennat asiakirjoja PortaVault-suojakoteloihin, lisäät jokaiselle holkkiin esipainetun tarran tunnistaaksesi sen sisällön. (Muokattavia etikettejä on myös jokaiselle, jota ei jo huomioida esipainetuissa versioissa.) Kannattaa myös täyttää lomakkeet jokaisessa osiossa, jotta muuten mahdollisesti hajallaan olevat tiedot - sairaushistoriat, tärkeät kontaktit numerot, luettelo arvoesineistä ja keräilyesineistäsi jne. - tallennetaan yhteen paikkaan.

Kuinka kauan se kestää
Vietin hiukan yli kaksi tuntia tutustumalla järjestelmään, lukemalla jakovälilehdet ja muut ohjeet, täyttämällä lomakkeet ja siirtämällä asiat levy-suojaholkkeihin ja merkitsemällä ne. Jos käytit järjestelmää koko perheen tietueisiin, tarvitset todennäköisesti vähän enemmän aikaa, kuten jos et paperisi eivät olleet kohtuullisen hyvässä kunnossa aloittaessasi. Voit tietysti asettaa järjestelmän vähitellen viikon kuluessa, eikä se todennäköisesti vie sinut enemmän kuin 15–30 minuuttia päivässä.

Miksi pidän siitä
En ole erityisen suuri pakattujen arkistointijärjestelmien fani. PortaVault oli kuitenkin poikkeus säännöstä. (Ja en tiedä, että minulla ei ole omaa kiinnostusta tuotteeseen tai sen emoyhtiöön.) Ensinnäkin, koska täällä on paljon vähemmän luokkia kuin monissa muissa arkistointijärjestelmissä, pidän siitä käyttöä helpompana ja vähemmän turhauttavana. Pidän myös siitä, että on helppo "ohittaa" tavanomaiset suositukset siitä, missä asioita säilytetään: Jos luulet, että IRA-tilitietosi tulisi mennä rahoitukseen ja omaisuuteen verojen ja kiinteistöjen suunnittelun sijasta, laita se sinne ja tee muistiinpano järjestelmän asiakirjahakijalomake.

Olen vaikuttunut myös siitä, että PortaVault kiinnitti huomiota pieniin (mutta mahdollisesti tärkeisiin) yksityiskohtiin. Asiakirjansuojaholkit on laskostettu ulkoreunaan, mikä helpottaa isojen asiakirjojen säilyttämistä ilman, että holkit kiertyvät sivuille. Sideaine vetää ulos kangaslaukusta, joten sen kanssa on helppo työskennellä. Esipainetut lomakkeet ovat suoraviivaisia ​​ja loogisia. Pieni vetoketjullinen kotelo (joka itsestään tarttuu sideaineeseen) on hyvä paikka ylimääräisille avaimille, käteiselle, tietokoneen zip-asemille ja muille pienille esineille, jotka on helppo kadottaa. Ja iso kotelo itsessään vetoketjui kokonaan, on vedenkestävä ja siinä on tukeva kahva selkärankaa pitkin.

Muutama viimeinen muistiinpano
Kuten kaikki järjestelmät, PortaVault vaatii jonkin verran ponnisteluja: sinun on otettava aikaa paperien keräämiseen, lomakkeiden täyttämiseen ja järjestelmän tietojen pitämiseen ajan tasalla. Loppujen lopuksi, tarttumalla kansioon, joka on täynnä vanhentuneita ja epätarkkoja tietueita, on sinulle yhtä vähän hyötyä kuin napaamalla mitään.Sinun on myös varmistettava, että PortaVault on turvallisessa ja helposti saavutettavassa paikassa - joka on kaikkien kotitalouksien tuntema; Jos se on kiinnitetty kaapin takaosaan tai piilotettu vain sinä tuntemaasi kohtaan, on paljon vaikeampi päästä siihen, kun sitä tarvitaan.

Kun yritin saada järjestelmän valmiiksi ja laittaa sen loogiseen paikkaan, huomasin, että hartioillani oli valtava paino. Toivon, että maanjäristys, tulipalo tai muu katastrofi ei koskaan jätä minua pakenemaan talostani hetkeä varoittaen tai että minusta tulee kykenemätön, mutta jos jommankumman näistä asioista tapahtuu, tiedän, että tärkeimmät paperini ovat kunnossa ja valmiina menemään. Se on rauhallisuuden ja tyytyväisyyden tunne, jota suosittelen.

Lisätietoja PortaVaultista on osoitteessa //www.securitaonline.com/products.htm.

Video-Ohjeita: Kuinka RAHAA ansaitaan netistä - tienaa rahaa kotona (viisi vinkkiä) (Huhtikuu 2024).