28 päivän “Get it Done” -haaste Sheila Hawkinsin kanssa

• Saattaa 4, 2024

Yli vuosikymmenen kolmannen silmäryhmän omistaja Sheila Hawkins on auttanut yksinmiehiä ja yrittäjiä järjestämään tilaa ja aikaa. Hänen palveluihinsa kuuluvat aikajohtamisen valmennus, toimistojen organisointi, tuottavuuskoulutus ja projektijohtaminen.

Viime vuoden joulukuussa Sheila julkaisi 28 päivän ”Get it Done” -organisaation haasteen naispuolisten yksinhenkilöiden keskuudessa. Äskettäin tapasimme Sheilan kanssa puhua hänen kanssaan tuloksista.

BELLA: Mikä oli joulukuun järjestämishaasteen tulos?

SHEILA: Muutamilla osallistujilla oli vaikea aloittaa haaste ja he tarvitsivat vähän hyppyä aloittaakseen asioiden liikkumisen. Yksi ensimmäisistä asioista, jotka Challenge-ihmiset ottivat vastaan, oli melko tehokkaan poistaa sotku työtiloilta. Jokainen tunsi hieman helpotusta sen mennessä. Yksi nainen lähetti todistuksen sanomalla, että hän pystyi kertomaan eron automaattisesti, kun sotku on kadonnut. Hänen ajattelunsa oli paljon selkeämpää ja hän pystyi työskentelemään tilassaan ilman sitä raskasta energiaa, jota sotku toi avaruuteen.

Kaikilla osallistujilla oli mahdollisuus nähdä itsensä; kuinka he viettävät aikansa, tietäen enemmän aikaa, jota he kuluttavat sähköpostien käsittelyyn, ja perustaa sähköpostien ympärille rakenteita, jotka estävät tuhlaamasta aikaa ja pitämästä täynnä postilaatikoita tilaamalla luettelot, jotka eivät enää palvele heitä. Kun tarkasteltiin kuinka he kaikki olivat viettäneet aikansa, ryhmä jakautui aikahukkaajien ja asioiden välillä, joita he tekevät lykätäkseen ja viettävän aikaa kiireellisiin asioihin, jotka päätyivät kiireellisiksi, koska he eivät suunnitelleet niitä. Määräajan ajattelu oli tietä, joten he eivät työskennelleet noiden asioiden parissa. Nyt he ovat tietoisia siitä, kuinka he tuhlaavat aikaa, tapoista, jotka eivät tue heitä, ja ovat luoneet uusia tavaroita auttamaan heitä.

BELLA: Miksi organisaatio on tärkeä yritysomistajille?

SHEILA: Ilman järjestettyä ympäristöä ja aikataulua yritysomistajat löytävät asiat putoamassa halkeamien välillä uudelleen. Yksinkertaisesti sanottuna, aika on rahaa. Jos tuhlaat aikaa etsimällä jotain tiedostoistasi tai tietokoneeltasi, et kuluta aikaa asiakkaille ja se maksaa sinulle rahaa. Olen nähnyt yritysten omistajien menettävän rahaa yksinkertaisesti siksi, että heillä ei ollut kirjanpitojärjestelmää. Kirjanpitojärjestelmän puuttuminen maksoi yhdelle asiakkaalle 3000 dollaria, koska palveluista ei ollut laskutettu. Ilman järjestelmiä, jotka tukevat sinua, päädyt keksimään pyörä uudelleen sen sijaan, että keskityt rahaa ansaitseviin tehtäviin, jotka pitävät yrityksesi virtaamana.

BELLA: Mikä on yleisin järjestämishaaste, jonka olet nähnyt asiakkaidesi keskuudessa?

SHEILA: Minun on sanottava, että yleisin haaste on, että arkistointijärjestelmää ei ole käytössä. Paperi on kaikkialla, eikä mitään löydy. Se yksi asia maksaa joillekin 1,5 - 2 tuntia päivässä, jonka he viettävät vain asioiden etsimiseen.

BELLA: Mitkä ovat olleet omien organisaatiosi haasteiden suhteen?

SHEILA: En voi sanoa, että minulla on haasteita organisoinnin suhteen, mutta minusta on haaste, kun kyse on niiden asioiden siirtämisestä, joita minun ei tarvitse tehdä. On vaikea päästää irti joskus.

BELLA: Jos tehtäväluettelosi on mailin mittainen, onko TOSTI mahdollista tuntea, että olet valmis päivän päätteeksi?

SHEILA: Kyllä, se on mahdollista, mutta ei mailia pitkällä tehtäväluettelolla. Sinun on puhdistettava tehtäväluettelosi ja myös kalenterisi. Päästä eroon kaikesta, mikä ei liity suoraan tavoitteisiisi tai siihen, mitä olet tekemässä vuodeksi. Sitten valtuuta asiat, jotka sinun ei tarvitse tehdä. Sijoita aikaa opettamaan joku muu käsittelemään näitä asioita, jotta voit olla vapaa tekemään asioita, jotka ansaitsevat rahaa. Sama asia koskee kalenteria. Jos jokin ei ole tärkeää, se ei ansaitse aikaa. Aikana.

BELLA: Kannatteko paperittomia toimistoja? Miksi tai miksi ei.

SHEILA: Olen kaikki paperittomien toimistojen palveluksessa, kun se palvelee toimiston henkilöä / ihmisiä. Tarkoitan sillä, että jos persoonallisuuttasi sopii sähköisten työkalujen käyttöön, niiden pitäisi toimia hyvin, kun löydät työkalun sinulle. Jos olet joku, jolla ei ole tällaista persoonallisuutta - et edes pidä tekniikasta, sinulla on vaikeuksia käyttää sitä esimerkiksi, paperiton voi olla oikea ratkaisu sinulle. Pidän ideasta, koska se vähentää syyllisyyttä missä tahansa ympäristössä - paperia.

***

Tämä päättää haastattelun tuottavuusasiantuntijan ja valmentajan, Sheila Hawkinsin kanssa. Lisätietoja osoitteessa //thirdeyegroup.net tai soittamalla 313.475.0212. Sheila isännöi säännöllisesti tuottavuuskeskusteluita Twitterin kautta. Seuraa yksityiskohtia @ThirdEyeGrp.

Video-Ohjeita: HSA winter salsa training in Bali (Saattaa 2024).