Hakukansioiden käyttäminen Outlook Mailin järjestämiseen

• Saattaa 4, 2024

Sähköpostista on tullut yleinen viestintämenetelmä, koska sitä on helppo käyttää ja viestit vaihtuvat nopeasti. Sähköpostin käyttäminen viestintävälineenä on kaikkien viestien seuraaminen - etenkin kun viestien määrä alkaa kasvaa. Onneksi Outlook tarjoaa useita työkaluja sähköpostiviestien hallitsemiseksi. Yksi näistä työkaluista on Hakukansiot.

Hakukansiot tarjoavat menetelmän viestien järjestämiseen määriteltyjen hakuehtojen perusteella. Outlook on määritetty oletusarvoisesti kolmella hakukansiolla - lukematon posti, seurannalle ja suurelle sähköpostille - ne sijaitsevat navigointipalkissa kohdassa Etsi kansiot. Lisähakemiskansioita voidaan luoda viestien näyttämiseksi muiden perusteiden, kuten:

• Liitetiedostot
• Tietyn lähettäjän viestit
• Viestit, jotka on merkitty tietyllä kategorialla
• Viestit tietystä päivämäärästä

Hakukansio on virtuaalinen kansio, eli viestejä ei tallenneta kansioon, vaan postilaatikkoon ja muihin kansioihin. Hakukansio toimii katsojana näiden hajautettujen viestien kanssa ja näyttää viestit hakukriteerien perusteella.

Kun luot kansiota, kansion luomiseen on saatavana kaksi vaihtoehtoa - ennalta määritetty kansio ja mukautettu hakukansio. Ennalta määritetty kansio perustuu jo määriteltyihin kriteereihin, kun taas mukautettu haku -kansio mahdollistaa yksityiskohtaisemman hakulausekkeen.

Kun mukautettu hakukansio on luotu, kansio on käytettävissä navigointipalkin Hakukansio-kohdassa, ja sitä voidaan käyttää milloin tahansa. Jos mukautettua hakukansiota ei enää tarvita, kansio voidaan poistaa - viestejä ei poisteta. Lisäksi, jos mukautettu hakukansio ei tarjoa odotettuja hakutuloksia, kansiota voidaan muokata kriteerien muuttamiseksi.

Alla on hakukansioiden luomisen, muokkaamisen ja poistamisen menettelyt.

Luo ennalta määritetty hakukansio:

1. tiedosto | Uusi | Hae kansiosta
2. Valitse Ennalta määritetty haku napsauta kunnossa
3. Uusi Hae kansiosta on luotu Hae kansiosta navigointipalkissa

Luo mukautettu haku -kansio:

1. tiedosto | Uusi | Hae kansiosta
2. Vieritä alaosaan ja valitse Luo mukautettu hakukansio
3. Klikkaa Valita
4. Nimeä räätälöity haku
5. Klikkaa Kriteeri
6. Määritä mukautetut kansiokriteerit
7. Klikkaa kunnossa kolme kertaa

Uusi Hae kansiosta on luotu Hae kansiosta navigointipalkissa

Muokatun hakukansion muokkaaminen:

1. vuonna Hae kansiosta Korosta navigointipalkissa Hae kansiosta muokata
2. Oikealla painikkeella | valita Muokkaa tätä kansiota
3. Tee muutokset kansioon
4. Klikkaa kunnossa

Poista muokattu haku -kansio:

Video-Ohjeita: Top 20 Outlook 2016 Tips and Tricks (Saattaa 2024).