Hallitse pomosi odotuksia

• Saattaa 8, 2024

Jos olet koskaan työskennellyt projektin parissa vain saadaksesi ohjaaja tai asiakas hylkäämään sen, ymmärrät kuinka demoralisoiva tämä voi olla. Yleensä kun näin tapahtuu, se johtuu väärinkäsityksestä; molemmat osapuolet eivät päässeet sopimukseen hankkeen parametreistä tai suoritteista.

Vuosia sitten töissä minua pyydettiin järjestämään lounas johtajaryhmälle. Tehtävä oli hyvin avoin. Minulle annettiin johtajien lukumäärä ja minulle kerrottiin, että lounas tulee olemaan Manhattanin kylässä. Loput jätin selvittää itse. Koska olin New Yorkissa uusi (ja tämä oli ennen Internetiä), etsin puhelinluettelosta ravintolaa keltaisista sivuista, minkä olin tehnyt koko elämäni siihen asti.

Pomoni ei ollut tyytyväinen tuloksiini. Hän pääsi työpöydälleen ja veti pienen Zagatin oppaan ja huomasi, että valitsemani ravintola sai kauhean arvostelun. Olin järkyttynyt ja hämmentynyt. Hän ei ehdottanut minun käyttävän opasta tehtävää määritettäessä.

Kysy kysymyksiä

Kuinka olen voinut hoitaa tilanteen eri tavalla ja suorittaa toimeksiannon onnistuneesti? Olisin voinut esittää muutaman kysymyksen tehtävän antamisen yhteydessä. Olisin voinut kysyä pomolta, oliko hänellä mielessä tiettyjä ravintoloita, mikä olisi ehkä saattanut kehottaa häntä sanomaan minulle valita paikka, joka sai korkean arvosanan Zagatissa. Sitten olisin tiennyt, että hän odotti minun käyttävän opasta ennen kuin oli liian myöhäistä.

Vahvista tehtävä

Kirjailijana välitän joskus artikkeliideoita puhelimitse ja saan hyväksynnän. Seuraan sitten sähköpostia vahvistaakseni toimeksiannon. Kun työskentelen toimistossa ja minulle on annettu pitkä tehtävä, teen saman asian. Sähköpostini lukee jotain:

"Tänään käymämme keskustelun aikana minulla on raportin kolme ensimmäistä osaa valmiiksi torstaina ja loput viimeistään perjantaina iltapäivällä."

Tämäntyyppinen sähköposti määrittelee tehtävän parametrit. Selitän tarkalleen, mitä ja milloin toimitetaan. Jos on tapahtunut väärää viestintää, se voidaan puhdistaa heti.

Ilmoittautua

Pidempien hankkeiden osalta voit kirjautua säännöllisin väliajoin sidosryhmien kanssa, jotta työn jakamisessa ei tapahdu yllätyksiä. Esimerkiksi, olin kerran vastuussa raportin laatimisesta kymmenen muun yrityksen tietojen perusteella. Tietojen vaikeutuessa joka päivä, kerroin pomolleni kuka noudatti, kuka oli erinomainen ja ryhtyin toimiin rohkaistakseni yrityksiä toimittamaan tiedot. Jos minun piti toimittaa puutteellinen raportti, koska jotkut yritykset eivät noudattaneet määräaikaa, pomoni oli tietoinen siitä hyvissä ajoin.

Palaa takaisin alkuperäiseen sähköpostiin

Kun lähetän toimeksiannon freelance-kirjoittajana tai toimistossa, liitän toimeksiannon alkuperäisen sähköpostiviestin. Teen tämän, jotta vastaanottajan ei tarvitse etsiä sähköpostiaan varmistaakseen, että olen tehnyt sen, mitä olemme sopineet.

Varmistan, että vaihdan aiheen otsikon heijastamaan sitä, että sähköposti sisältää valmis työ.

Kuuntele palautetta

Olen kirjailija, joten jätän itseni kritiikkiin joka kerta, kun laitan teokseni siellä. Kuten useimmat ihmiset, en nautti siitä, että työni on salattu. Se on vaikea nielaiseva pilleri. Ymmärrän kuitenkin, että palaute on tärkeää ja voi auttaa meitä tekemään työtämme paremmin.

Tämän artikkelin alussa kertoin tarinan, kuinka minua pyydettiin järjestämään johtajan lounas kylässä. Koska pomo ei sanonut, että hän odotti minua käyttämään Zagat-opasta, ennen kuin tosiasian jälkeen, minä söin koko päivän. Minusta tuntui, että minut olisi asetettu epäonnistumaan. Se mitä näen selvästi nyt, kun en tajunnut tuolloin, on se, että epäonnistuminen ei ollut minun valittaessa huonoa ravintolaa, vaan pikemminkin se, ettei arvostettu oppituntia, jonka pomo yritti opettaa minulle. Kävelin töihin sinä aamuna tietämättä kuinka valita ravintola ja lähdin sinä iltana tietäen tarkalleen, miten sen edetä.

Se oli kiusallista, mutta siitä huolimatta.

Video-Ohjeita: Elätkö elämää muiden vai omien odotusten mukaisesti? - motivaatiopuhe - ASMR Suomi (Saattaa 2024).