Sähköpostin järjestäminen - lajittelu ja kitkeminen

• Saattaa 14, 2024

Sähköposti ei voi koskaan sotkea fyysistä tilaa, koska posti voi, mutta se voi silti olla stressin, turhautumisen ja päänsärkyjen aiheuttaja, kun se kasaantuu. Hallitsemalla sähköpostisi voit auttaa varmistamaan, että siitä tulee työkalu, johon se on tarkoitettu - joka pitää sinut yhteydessä ja ajan tasalla - aiheuttamatta ylikuormitusta.

Ensimmäinen askel kohti toimivan järjestämisjärjestelmän luomista sähköpostillesi on tietenkin niiden viestien kitkeminen, joita et enää halua tai tarvitse. Tässä on joitain kriteerejä ja osoittimia, joiden avulla voit hidastaa Saapuneet-kansiota ja päästä eroon digitaalisesta räikeestä.

Mistä aloittaa
Usein on helpointa ja tehokkainta aloittaa lajittelemalla ja kitkemällä vanhimmat sähköpostiviestisi, koska ne ovat todennäköisimmin ajankohtaisia ​​ja osuvia, ja monet niistä voivat olla vanhentuneita. Jos sinulla on erittäin suuri sähköpostilaukku, saatat haluta luoda yleisen Backlog-kansion, jossa pidät lajiteltavat viestit, jotta ne eivät sotkevat Saapuneet-kansiota ja muuttuisivat ylivoimaisiksi.

Suosittelen aloittamista 20-30 minuutin lajittelulla, joka yleensä riittää, jotta voit edistyä jonkin verran, mutta ei niin paljon, että kyllästyt tai kulut. Jos olet edelleen inspiroinut, pidä siitä; muuten pidä tauko ja palaa takaisin vielä 20 minuutiksi myöhemmin.

Ohjeiden luominen
Kuten kitkemällä muunlaisia ​​asioita, on hyödyllistä, että sinulla on ohjeet siitä, mitä olet valmis jakamaan ja mitä haluat pitää. Tässä on joitain tyyppejä sähköpostiviestejä, jotka poistan kitkemällä:

• Viestit, joita en ensin halunnut vastaanottaa (tietysti roskapostia, mutta myös uutiskirjeitä, joita en kirjautunut, ei-toivotut edelleenlähetykset jne.)
  
• Viestit, joissa on vanhentuneita tietoja (esimerkiksi jo tapahtuneista tapahtumista)
  
• Informaatioviestit (kuten uutiskirjeet) Olen jo lukenut ja todennäköisesti lukematta uudelleen
  
• Enemmän lukeneita yli 2 kuukauden vanhoja informaatioviestejä
  
• Viestit, jotka olen rasvannut, en halua tai tarvitse tehdä mitään
  
• Viestit, joiden tiedot ovat saatavissa muualta
  
• Aikaisemmat versiot viesteistä, joista on tullut osa pidempiä ketjuja (ts. Jos asiakas lähetti viestin, johon vastasin, ja sitten asiakas vastasi minulle, pidän vain viimeisimmän viestin - jossa on kaikki kolme bittiä kirjeenvaihto siinä)
  

Poista pois!
Tarkista ohjeesi käsilläsi Saapuneet-kansiosi sisältö sormella näppäimistön Poista-näppäimen päällä, joka on valmis uppoutumaan. Koska niin paljon sähköpostiviestejä viipyy usein kuin muistutuksia tekemistäsi asioista, yritä tehdä tämä harjoitus teidän puolellasi olevan luettelon kanssa; kun törmäät viestiin, jota olet pitänyt vain siksi, että se muistuttaa sinua jostakin huolehdittavasta, kirjoita kyseinen tehtävä tehtäväluetteloon ja poista sitten viesti (tai ainakin siirrä se pois postilaatikko kansioon).

Lajitteluvaiheessa yritä olla kiinni viestien sisällöstä: jos esimerkiksi haluat lukea pitkiä sähköpostiviestejä, pudota muutama rivi varmistaaksesi, että ne kannattaa tallentaa, ja siirrä sitten ne a Lukemiskansio sähköpostiohjelmassa. Ole myös hälytyksessä häiriötekijöiden varalta, kuten napsauttamalla viestin linkkiä ja sitten työhöllä online-työkaluja. Asenna tarvittaessa Sivustojen vierailu -kansio ja tallenna siihen viestit, joissa on tietoja asioista, jotka haluat tarkistaa verkossa.

Ajattele työskennellessäsi sähköpostisi Saapuneet-kansiota samoin kuin fyysistä Saapuneet-kansiota työpöydälläsi: ihannetapauksessa siinä tulisi olla vain ne viestit, joita et ole vielä tarkistanut tai joiden kanssa työskentelet aktiivisesti. Tarvittavien asioiden tyhjentäminen ja siirtäminen kansioihin mitä haluat pitää viitteinä, helpottaa käsityksen saamista siitä, mikä on todella aktiivista ja ajankohtaista sinulle.

Seuraavassa tämän sarjan artikkelissa tarkastellaan tapoja tallentaa ja järjestää sähköpostiviestejä, joita säilytät. Tällä viikolla varaa aikaa luomaan omat lajittelu- ja kitkemisohjeet ja laita ne sitten käyttämään Saapuneet-kansiosi purkamista.

Video-Ohjeita: The Philosophy of Antifa | Philosophy Tube (Saattaa 2024).