Vähennä sotkua menemällä digitaalisesti, osa 2: paperi

• Saattaa 19, 2024

Sarjan ensimmäisessä osassa tarkastelimme tapoja, joilla digitaalinen musiikkikokoelmasi voi auttaa sinua välttämään sotkua ja nauttimaan musiikistasi enemmän. Mutta niput cd- ja kasettinauhoja ovat harvoin kenenkään suurin päänsärky; tämä erotus kuuluu useimmiten papereihin, etenkin niihin, jotka meidän on pidettävä yllä verotukseen tai laillisiin tarkoituksiin. Sitten tutkimme tällä viikolla, kuinka digitaalinen siirtyminen paperimaailmaan voi tehdä tarvitsemiesi tietojen pitämisen vähemmän verotettavana ja järjestäytyneempänä.

Perusteet
Yleisin syy ylivoimaisesti siihen, että suurin osa meistä pitää papereita, kuten kuitteja, laskuja, hyödyllisyyslaskelmia ja niin edelleen, koska on mahdollista, että IRS pyytää niitä, jos joudumme kohtaamaan verotarkastusta. Itse asiassa kirjanpito on vakava asia, ja on tärkeää, että sinulla on tarvittavat todistusasiakirjat niin kauan kuin IRS sanoo niiden säilyttämisen. (Katso yleiskatsaus verotukseen liittyvästä kirjanpidosta alla olevasta linkistä.)

Kuitenkin kuinka moni meistä todella pystyisi saamaan käsiinsä verotukseen liittyvät asiakirjat nopeasti ja helposti, jos meitä pyydetään? Kuinka monta ihmistä tarvitsee kaivaa prosessissa toisiinsa liittymättömien paperityövuorien läpi? Kuinka monet meistä hiovat hampaitamme vain ajatellessamme käsittelemistäsi laatikon / laatikon / kaapin takaosaa, johon (luulemme) kaikki nämä paperityöt varastoidaan? Säilyttämäsi tallenteiden digitalisointi voi viedä pitkän matkan kohti IRS: n noudattamisen sallimista ilman, että sinun täytyy luopua järkevyydestäsi prosessissa.

Edut
Yhdysvaltain laki sallii nyt veroihin liittyvien tietueiden digitaalisten kopioiden asettamisen monille asioille, jotka meidän on pitänyt pitää paperiversiossa, mukaan lukien kuluilmoitukset, laskut ja lausunnot. Tällaisten tärkeiden asiakirjojen säilyttäminen digitaalisessa muodossa ei vain säästää paljon tilaa, vaan se voi myös tehdä maailmoista helpomman löytää tarvitsemasi nopeasti ja pitää kirjasi järjestettyinä. Lisäksi sinun ei ehkä enää koskaan tarvitse luovuttaa huhtikuuhun verovalmistajallesi täydellisiä kuitit kenkälaatikkoa!

On tärkeää huomata, että jotkut asiakirjat, aina testamentit, nimikkeet, syntymätodistukset ja monet kiinnitysasiakirjat, on aina pidettävä alkuperäisessä paperimuodossa. Vaikka voit aina luoda digitaalisia kopioita näistä asiakirjoista, muista säilyttää alkuperäiset turvallisessa paikassa. Kysy asianajajalta, CPA: lta tai veroammattilaiselta lisätietoja siitä, mitä sinun tulisi pitää paperilla.

Päästä alkuun
Ainoa mitä tarvitset paperien digitointiin, on skanneri, joka siirtää skannaamasi kopiot automaattisesti tietokoneellesi. Tietenkin, skannerit vaihtelevat suuresti kustannuksissa ja laadussa; Jos aiot käyttää usein omasi - etenkin digitaalisten asiakirjojen luomiseen - kannattaa investoida sellaiseen, jota on helppo käyttää ja joka kestää ajan myötä. Ihannetapauksessa etsi skanneria, joka tuottaa tuottamiesi asiakirjojen PDF-tiedostoja .jpgs-kuvatiedostojen sijasta kuvatiedostojen sijaan.

(Jos paperisi on erityisen raskasta kuittauksille, voit harkita uutta NeatReceipts-skanneria. Tämän pienoisohjelman avulla voit skannata kuitit, ja sen mukana tulee myös ohjelmisto, joka analysoi ja luokittelee kulut. Vaikka se ei ole halpaa, se voi olla kannattava ostaa, jos ajatus kirjoittaa vielä yksi kuitti manuaalisesti kirjanpito-ohjelmaansi saa sinut huutamaan - tai jos itse ajatus kirjanpito-ohjelmasta lähettää sinulle huutaa.
Katso Neat Receipts -lukija täältä.)

Hyvän skannerin lisäksi on järkevää perustaa järjestetty arkistointijärjestelmä tietokoneellesi. Asiakirjojen skannaaminen ja tallentaminen kiintolevyn pimeään ja tuntemattomaan nurkkaan on yhtä hullua kuin yritetään tallentaa ne kaikki ylenmääräiseen arkistolaatikkoon. Harkitse erillisen kansion, nimeltään "kulut" (tai "tärkeitä papereita", tai mikä tahansa nimi, joka on sinulle järkevä) perustamista; luo siihen lisäkansioita erityyppisille asiakirjoille, joita sinä tallennat: luottokorttilaskelmat, kuitit, palkkalaskut jne.

Ylläpidät kehitystäsi
Joka kerta, kun skannaat asiakirjan, varmista, että annat molemmille nimen, joka helpottaa löytämistä (skannerin kutsutaan todennäköisesti tavallisen Scan001.pdf-tiedoston sijasta), ja tallenna se sitten oikeaan kansioon.

Haluat myös olla valppaana näiden tietojen säännöllisestä varmuuskopioimisesta joko levylle, ulkoiselle kiintolevylle tai USB-avaimelle (joka on peukalon kokoinen ja liitetty tietokoneesi USB-porttiin) ). Ajattele tätä digitaalisena vastineena tärkeiden papereiden säilyttämiselle tallelokeroon tai lukittuun laatikkoon.

Kun olet skannannut asiakirjat ja tallettanut ne turvallisesti tietokoneellesi, voit päästä eroon monista alkuperäisistä papereistasi. (Jälleen kerran, kun olet epävarma siitä, mitä sinun on säilytettävä paperimuodossa, kysy asianajajalta tai CPA: lta.) On järkevää hienontaa kaikki, joista on tunnistetietoja - kuitit, joissa näkyy luottokorttitietosi, tiliotteet, joissa luetellaan tilinumeroita, ja ehdottomasti mitä tahansa sosiaaliturvatunnuksellasi - sen sijaan, että pudottaisit sen kierrätysastiaan.

Nykyisten asiakirjojen digitointi voi olla hieno tapa vähentää paperipohjaisia ​​päänsärkyjäsi ja helpottaa tarvittavien löytämistä tarvittaessa. Kun vaatimattomasti aikaa, työkaluja ja vaivaa panostetaan, saatat vain huomata, että pystyt tyhjentämään kyseisen ongelmallisen tiedostolaatikon hyvää.

Video-Ohjeita: Curious Beginnings | Critical Role | Campaign 2, Episode 1 (Saattaa 2024).