Tietoja Outlook-luokista
Luokkien käyttäminen on loistava tapa pitää Outlook-ympäristösi hyvin organisoituna luomatta lukemattomia kansioita. Käyttämällä luokkia voit pitää kaikki kohteet yhdessä kansiossa, mutta ryhmitellä samanlaiset tuotteet luokkien mukaan (paitsi sähköpostiviestit). Kun luokat on määritetty, voit myös etsiä, lajitella ja suodattaa kohteita luokittain. Esimerkiksi: Sinulla voi olla kokoelma sähköpostia (lähetetyt ja vastaanotetut), yhteystiedot, tehtävät, tapaamiset ja muistiinpanot, jotka kaikki liittyvät samaan projektiin. Luokkien avulla voit vetää ne kaikki yhteen katsomaan iso kuva.

Pääluokka
Outlook sisältää oletusluokan pääluokaluettelon, johon voit lisätä omia luokkiasi henkilökohtaisten tarpeidesi mukaan. Löydät pääluokaluettelon Muokkaa / luokka -valikkokomennosta. Lisää ja poista luokkia pääkategorialuetteloon käyttämällä Luokka-ikkunan Pääluokka-painiketta. Kun poistat luokan Pääluokka-luettelosta, luokalle määritetyt kohteet pysyvät ennallaan. Voit jatkaa näiden ryhmien ryhmittämistä poistettua luokkaa käyttämällä.

Hyvä käytäntö on antaa yksi tai useampi luokka Outlook-kohteellesi valitsemalla luokka Pääluokka-luettelosta. Voit yksinkertaisesti kirjoittaa luokan tuotteesi luokkakenttään, mutta todennäköisimmin et viittaa luokkaan samalla tavalla jokaiselle tuotteelle, mikä johtaa niiden käytön tarkoitukseen.

Esimerkiksi ensimmäinen luokiteltava kohde kirjoitat MS Office. Muutamaa päivää myöhemmin sinulla on uusi tuote samassa kategoriassa. Tällä kertaa kirjoitat, Microsoft Office. Outlook tulkitsee tämän uutena kategoriana.

Pääluokkiluettelon käyttö varmistaa johdonmukaisuuden ja välttää kirjoitusvirheitä.

Luokkien määrittäminen kohteille
Voit määrittää yhden tai useamman luokan minkä tahansa tyyppisille Outlook-kohteille. Lukuun ottamatta sähköpostiviestiä, näet luokkakentän ja painikkeen jokaisessa Outlook-lomakkeessa. Jos haluat määrittää luokkia sähköpostikohteille, sinun on siirryttävä sähköpostivaihtoehtoihin löytääksesi luokkakentän.

Voit määrittää luokkia alkion luomisen aikana napsauttamalla lomakkeen Luokka-painiketta (tai sähköpostiviestin Asetukset-painiketta) ja valitsemalla kaikki sovellettavat Pääluokka -luettelot; napsauta sitten OK. Avaa jokin olemassa oleva esine ja jatka yllä kuvatulla tavalla lisätäksesi luokan luomisen jälkeen.

Voit määrittää luokkia kerrottamaan kohteita luettelossa. Valitse kaikki kohteet, joille haluat antaa samat luokat. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sinistä valintaa ja valitse pikavalikosta Luokat. Tarkista kaikki sovellettavat luokat; napsauta sitten OK.

Poista luokat kohteista

Avaa kohde, josta haluat poistaa luokan. Napsauta Luokka-painiketta ja poista valintamerkki merkinnästä, jonka haluat poistaa. Voit poistaa luokkia useista luettelon kohteista valitsemalla etukäteen alaryhmän; valitsemalla Luokat oikean napsautuksen pikavalikosta; poistamalla poistettavien luokkien valinta; napsauttamalla sitten OK.

Etsi kaikki tuotteet

Käytä Muokkaa-valikon Lisäasetukset-komentoa löytääksesi kaikki luokan kohteet. Lisähaku-valintaikkunassa:

- Valitse Etsitään-kentän avattavasta ”Minkä tahansa tyyppinen Outlook-kohde”
- Vahvista henkilökohtaiset kansiot näkyy Kenttä: -kentässä, Outlook näyttää kaikki kansiot, jotka sinulla ovat henkilökohtaisissa kansioissasi. Napsauttamalla selaa, voit rajata haun valittuihin kansioihin.
- Napsauta Lisää valintoja -välilehteä
- Napsauta Luokka-painiketta
- Valitse etsimäsi luokka (luokat)
- Napsauta OK

Kaikki valitsemasi luokan tuotteet näkyvät Etsi-ikkunassa. Voit avata ne nähdäksesi yksityiskohdat kaksoisnapsauttamalla kohdetta, jonka haluat avata.

Voit tallentaa haun noutaaksi myöhemmin. Napsauta Tiedosto / Tallenna haku, valitse kansio, johon haluat tallentaa haun, anna haulle tiedostonimi ja napsauta Tallenna. Tiedostotyypin tulisi olla Office Saved Etsinnät, ja tiedostolla on .oss tiedostopääte. Voit avata tallennetun haun napsauttamalla Tiedosto / Avaa haku, etsiä haluamasi haku, valita se ja napsauttaa OK. Open-tapahtuman aikana Outlook suorittaa uuden haun tallennetun haun asettamien kriteerien perusteella.

Kaikkien luokan kohteiden tulostaminen

Haun suorittamisen jälkeen voit tulostaa kaikki löydetyt kohteet. Valitse kaikki tiedostot hakuikkunassa (Muokkaa / Valitse kaikki tai käyttämällä hiirtä). Napsauta hiiren kakkospainikkeella sinistä valinta-aluetta ja valitse pikavalikosta Tulosta.

Valitse haluamasi tulostustyyli:

- Taulukkotyyli tulostaa vain löydettyjen esineiden luettelon
- Muistion tyyli tulostaa kohteiden sisällön

Valitse muut tulostusasetukset tarpeen mukaan; napsauta sitten tulostuspainiketta ja lähetä asiakirja tulostimeen.

Jos olet aktiivinen Outlook-käyttäjä ja käytät suurimpaa osaa ominaisuuksista, sähköpostin ulkopuolella, harkitse luokkien käyttöä pitämään Outlook-kohteesi järjestetyinä.

Video-Ohjeita: Top 10 Outlook Free Add-ins (Maaliskuu 2024).